โปรแกรม POS ร้านขายยา คืออะไร? จำเป็นแค่ไหนในยุค GPP

ปัจจุบันร้านขายยาในประเทศไทยกำลังก้าวเข้าสู่ช่วงเปลี่ยนผ่านสำคัญ จากการจัดระเบียบภายใต้มาตรฐานวิธีปฏิบัติทางเภสัชกรรมชุมชน หรือ GPP ทำให้การจัดการข้อมูลภายในร้านไม่ใช่แค่เรื่อง “อยากทำก็ทำ” อีกต่อไป แต่กลายเป็นสิ่งที่ต้องทำให้ถูกต้องตามกฎหมาย ระบบ Point of Sale (POS) สำหรับร้านขายยาจึงไม่ได้มีหน้าที่แค่บันทึกยอดขายเท่านั้น แต่พัฒนาไปเป็นศูนย์กลางข้อมูลของร้าน ที่ช่วยเชื่อมงานด้านวิชาชีพเภสัชกรรมเข้ากับการบริหารร้านได้อย่างลงตัว ทั้งเรื่องยา สต๊อก ลูกค้า และการจัดการธุรกิจในแต่ละวัน

1.ระบบ POS ในยุคการบังคับใช้มาตรฐาน GPP

การที่ อย. กำหนดเกณฑ์ GPP ออกมาเป็น 3 ระยะ (Phases) โดยมีเป้าหมายสุดท้ายคือการทำให้ร้านขายยาทั้งหมดมีมาตรฐานเดียวกันทั่วประเทศในปี 2565 นั้น ทำให้ระบบ POS กลายเป็นเครื่องมือบังคับในการบริหารจัดการร้านยาให้ผ่านเกณฑ์การประเมิน 

2.การจัดการรายงานบัญชี ข.ย. ตามกฎหมาย จากงานเอกสารสู่ระบบอัตโนมัติ

ภารกิจที่ท้าทายที่สุดของเภสัชกรคือการทำบัญชีซื้อและขายยาตามแบบฟอร์มที่กฎหมายกำหนด ซึ่งประกอบด้วยรายงานสำคัญหลายประเภทที่ต้องบันทึกให้เป็นปัจจุบันเสมอ 

• ข.ย. 9 (บัญชีการซื้อยา) เมื่อมีการรับยาเข้าสต็อก ระบบ POS จะบันทึกชื่อผู้ขาย เลขที่ใบส่งสินค้า เลขล็อต และวันหมดอายุลงในรายงาน ข.ย. 9 ทันที ลดขั้นตอนการคัดลอกข้อมูลด้วยมือที่เสี่ยงต่อความผิดพลาด 
• ข.ย. 10 (บัญชีการขายยาควบคุมพิเศษ) ยาในกลุ่มนี้ต้องมีการควบคุมอย่างเข้มงวดและมักต้องการใบสั่งแพทย์ ระบบ POS จะล็อกขั้นตอนการขายให้เภสัชกรต้องระบุข้อมูลผู้ป่วยและเลขที่ใบสั่งแพทย์ก่อนจึงจะดำเนินการต่อได้ 
• ข.ย. 11 (บัญชีการขายยาอันตรายที่ อย. กำหนด) ครอบคลุมยาที่มีความเสี่ยงต่อการนำไปใช้ในทางที่ผิด เช่น ทรามาดอล (Tramadol) และยาแก้ไอสูตรผสมบางชนิด ระบบจะทำรายงานสรุปการขายรายวันหรือรายเดือนเพื่อให้พร้อมต่อการตรวจสอบ 
• ข.ย. 12 และ ข.ย. 13: สำหรับการขายยาตามใบสั่งแพทย์และการขายส่งยา ซึ่งต้องมีการบันทึกรายละเอียดที่เฉพาะเจาะจงตามประเภทใบอนุญาต 

3.ระบบการควบคุมคุณภาพยาและหลักการ FEFO

เกณฑ์ GPP ให้ความสำคัญอย่างสูงสุดกับคุณภาพของยาที่ส่งมอบถึงมือผู้บริโภค หนึ่งใน “ข้อบกพร่องร้ายแรง” (Critical Defect) คือการตรวจพบยาหมดอายุในบริเวณส่วนที่ให้บริการจ่ายยา ระบบ POS เข้ามาช่วยแก้ปัญหานี้ผ่านฟังก์ชัน

• การแจ้งเตือนวันหมดอายุ (Expiry Alert) ระบบจะทำการตรวจสอบฐานข้อมูลสต็อกและแจ้งเตือนเภสัชกรล่วงหน้า 6-9 เดือนเกี่ยวกับยาที่กำลังจะหมดอายุ  ทำให้ร้านยาสามารถดำเนินการส่งคืนบริษัทผู้ผลิตหรือแยกเก็บออกจากพื้นที่ขายได้ทันท่วงที 
• การจัดการแบบ FEFO (First Expire First Out) ระบบจะแนะนำให้เภสัชกรหยิบยาจากล็อตที่กำลังจะหมดอายุก่อนมาจ่ายให้ลูกค้าเสมอ ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของการหมุนเวียนสินค้าในร้านยาที่ถูกต้องตามหลักวิชาการ 
• การติดตามเลขล็อต (Lot Tracking): ในกรณีที่มีการประกาศเรียกเก็บยาคืน (Drug Recall) เนื่องจากความบกพร่องในการผลิต ระบบ POS สามารถสืบค้นได้อย่างแม่นยำว่ายาล็อตดังกล่าวมีเหลืออยู่ในสต็อกกี่หน่วย และได้จ่ายให้แก่ลูกค้ารายใดไปบ้าง เพื่อการสื่อสารความเสี่ยงอย่างทันท่วงที 

4.การสร้างยอดขายที่ยั่งยืน

ในยุคที่มีการแข่งขันสูงจากร้านยาเครือข่ายขนาดใหญ่ (Chain Store) ร้านยารายย่อยสามารถใช้ระบบ POS เป็นเครื่องมือในการมัดใจลูกค้าได้

• ระบบสมาชิกและสะสมแต้ม ช่วยกระตุ้นการซื้อซ้ำและสร้างความรอยัลตี้ต่อร้านยา ²⁹
• การวิเคราะห์พฤติกรรมลูกค้า ระบบสามารถรายงานได้ว่าสินค้าใดที่มักจะมีการซื้อคู่กัน (Market Basket Analysis) ช่วยให้เภสัชกรสามารถแนะนำสินค้าที่เกี่ยวข้องได้อย่างเป็นวิชาชีพและเพิ่มยอดขายไปพร้อมกัน 
• การส่งเสริมการขายแบบเฉพาะบุคคล  การเก็บข้อมูลวันเกิดหรือกลุ่มโรคที่พบบ่อย ช่วยให้ร้านยาสามารถจัดโปรโมชันที่ตรงใจลูกค้าแต่ละคนได้มากขึ้น 

ดังนั้น ร้านขายยาที่ดำเนินกิจการด้วยระบบ POS จะมีภาพลักษณ์ของความเป็นมืออาชีพและมีความแม่นยำในการจัดการต้นทุนมากกว่าร้านยาแบบดั้งเดิมอย่างเห็นได้ชัด 

การนำระบบ POS มาใช้ในร้านขายยาในยุค GPP ไม่ใช่เพียงเรื่องของการจัดหาซอฟต์แวร์มาบันทึกการขาย แต่คือการปรับกระบวนทัศน์ (Paradigm Shift) ในการบริหารจัดการสถานปฏิบัติงานทางเภสัชกรรมให้มีความเป็นวิทยาศาสตร์และตรวจสอบได้ 

สนใจติดต่อใช้งานโปรแกรม CW Software
โทร : 091-8837094
E-mail : cwsoftware.center@gmail.com